Chez Placements IA Clarington inc.
(« IA Clarington »), nous attachons beaucoup
d'importance à la protection de la vie privée. Nous nous engageons
à offrir aux investisseurs un excellent service tout en respectant
la confidentialité de leurs renseignements personnels. Chaque
employé d'IA Clarington a la responsabilité de s'assurer que tous
les renseignements personnels auxquels ils peuvent avoir accès
demeurent confidentiels.
Renseignements personnels
Les renseignements personnels sont ceux qui permettent
d'identifier une personne. Ils comprennent l'âge, l'état
matrimonial, le numéro d'assurance sociale, l'adresse domiciliaire
et le numéro de téléphone.
Comment utilisons-nous les renseignements
personnels?
Les renseignements personnels que nous recueillons nous
permettent ce qui suit :
- Établir l'identité des investisseurs;
- S'assurer que les dossiers contiennent des renseignements
exacts;
- Établir et administrer les comptes;
- Exécuter les transactions;
- Maintenir à jour les titres des comptes et les documents de
transaction;
- Vérifier les renseignements fournis auparavant;
- Fournir aux investisseurs et à leurs conseillers en placement
des renseignements relatifs aux comptes et des relevés;
- Fournir aux investisseurs des états financiers, des reçus aux
fins de l'impôt, des confirmations de transactions, des
procurations et d'autres renseignements qui pourraient être
nécessaires à la gestion des comptes;
- Assurer notre service à la clientèle;
- Respecter les obligations réglementaires et juridiques.
Comment obtenons-nous les renseignements
personnels?
De manière à ce que votre placement dans un produit de
Placements IA Clarington soit administré efficacement, nous
demandons à vous ou à votre courtier de nous fournir des
renseignements personnels. Pour ce faire, nous pouvons recueillir
ces renseignements de diverses façons, notamment par le biais de
communications électroniques ou téléphoniques, et conserver des
copies de documents ou d'enregistrements téléphoniques contenant
ces renseignements personnels.
À qui communiquons-nous les renseignements
personnels?
Afin d'offrir le meilleur service à la clientèle possible, nous
pourrions avoir besoin de communiquer des renseignements personnels
à des tierces parties dans le cadre de la conduite normale de nos
affaires. Ces tierces parties comprennet :
- Votre conseiller en placement;
- D'autres institutions financières, courtiers en valeurs
mobilières et sociétés de fonds communs de placement lorsque, par
exemple, vous transférez vos placements d'une firme à une
autre;
- Des compagnies affiliées à IA Clarington;
- Des fournisseurs de services tiers sous-traités;
- Le gouvernement canadien, les agences et les organismes
réglementaires gouvernementaux;
- Toute autre entité tel que requis par la loi.
IA Clarington peut devoir fournir des renseignements personnels
en réponse à un mandat de perquisition, à une injonction ou à une
autre demande juridiquement valide.
Obtenir votre consentement
Si vous avez rempli une demande de placement auprès de nos
services, vous nous avez fourni des renseignements personnels. Une
explication de la façon dont IA Clarington utilise vos
renseignements personnels figure à la dernière page de la demande
de placement d'IA Clarington sous le titre « Vos
renseignements personnels ». En signant un formulaire de
demande, vous consentez à ce que vos renseignements personnels
soient utilisés. L'avis concernant la politique de protection des
renseignements personnels d'IA Clarington explique comment nous
recueillons, conservons, utilisons et communiquons les
renseignements personnels. Cet avis peut également vous être
envoyé. En continuant à traiter avec nous, vous consentez à ce que
vos renseignements personnels soient utilisés, selon la description
fournie à la section « À qui communiquons-nous les
renseignements personnels? ».
Certains investisseurs ont pu remplir une demande de placement par
l'intermédiaire d'un représentant de courtier ou d'une autre partie
non apparentée à IA Clarington, et fournir ainsi des renseignements
personnels. Tout renseignement personnel pouvant nous être
communiqué par l'intermédiaire d'une partie non apparentée est
également protégé par la politique de protection des renseignements
personnels d'IA Clarington.
Comment pouvez-vous retirer votre
consentement?
Vous pouvez ne plus autoriser IA Clarington à utiliser vos
renseignements personnels en communiquant avec nous. Dans certains
cas, des exigences juridiques peuvent vous empêcher de retirer
votre consentement. La décision de ne pas communiquer certains
renseignements peut également limiter le nombre et le type de
produits et de services que nous pouvons vous offrir.
Comment pouvez-vous accéder à vos renseignements
personnels?
Sur demande écrite, IA Clarington vous donnera accès à vos
renseignements personnels. Veuillez prendre note du fait que, dans
certains cas, nous pourrions ne pas être en mesure de vous fournir
vos renseignements personnels. Ceci peut, par exemple, concerner
les informations qui contiennent des références à d'autres
personnes, les informations qui contiennent des renseignements
confidentiels et exclusifs à IA Clarington, ou celles qui ne
peuvent pas être communiquées pour des raisons juridiques.
Comment pouvez-vous vous assurer que vos renseignements
personnels sont exacts?
L'exactitude de vos renseignements personnels est essentielle
pour nous permettre de vous offrir le meilleur service possible. Si
vous voulez modifier vos renseignements personnels, ou les mettre à
jour, veuillez communiquer avec nous. Veuillez nous informer de
toute erreur concernant vos renseignements personnels le plus vite
possible, pour que nous puissions corriger nos
dossiers.
Où sont conservés vos renseignements
personnels?
Vos renseignements personnels peuvent être conservés de façon
électronique ou sur papier dans nos bureaux, dans un site externe
de sauvegarde sécurisé, ou dans les bureaux de nos fournisseurs de
services tels que ceux de International Financial Data Services
(Canada) Limited. Vos renseignements personnels peuvent aussi être
conservés dans les bureaux de fournisseurs de services tiers basés
aux États-Unis pouvant offrir à IA Clarington des services
d'hébergement de données ou de traitement d'images, par exemple.
Les lois américaines concernant la protection des renseignements
personnels peuvent ne pas être aussi strictes que celles du
Canada.
Comment protégeons-nous vos renseignements
personnels?
IA Clarington a adopté des politiques, des procédures et des
mécanismes de protection pour veiller à la sécurité de vos
renseignements personnels. Nos employés et nos fournisseurs de
services ont accès à vos renseignements personnels pour leur
permettre de vous offrir les services nécessaires. Nous utiliserons
seulement les renseignements personnels que nous recueillons auprès
de vous aux fins énoncées au moment de les obtenir, et les
conserverons seulement tant et aussi longtemps que cela sera
nécessaire pour nous acquitter de nos obligations envers vous ou la
loi.
Les mesures de sécurité mises en place incluent des mots de passe,
des restrictions relatives à l'accès aux bureaux et aux dossiers,
ainsi que des mesures relatives à l'accès physique pour protéger
vos renseignements personnels contre les consultations non
autorisées, les modifications, la perte, le vol ou les usages
malveillants.
Questions, inquiétudes et plaintes
Si vous avez la moindre question, inquiétude ou plainte au sujet
de la protection des renseignements personnels, veuillez
communiquer avec nous. Dans la majorité des cas, les problèmes
peuvent être résolus en parlant avec l'un de nos représentants du
service à la clientèle.
N° de téléphone : 1 800 530-0204 ou 416 860-9880
Adresse électronique : privacy@iaclarington.com
Si vous n'êtes pas satisfait, veuillez communiquer avec notre
agent de la protection de la vie privée.
N° de téléphone : 1 888 860-9888 ou 416 860-9880
Adresse électronique : privacy@iaclarington.com
Adresse postale :
Agent de la protection de la vie privée
Placements IA Clarington inc.
522, avenue University, bureau 700
Toronto (Ontario) M5G 1Y7
Si, après avoir communiqué avec notre agent de la protection de la
vie privée, votre problème demeure non résolu, vous pouvez
communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée
du Canada :
Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
112, rue Kent
Ottawa (Ontario) K1A 1H3
N° de téléphone : 613 995-8210 ou 1 800 282-1376
Ou, au Québec :
La Commission d'accès à l'information du Québec
575, rue Saint-Amable, bureau 1-10
Québec (Québec) G1R 2G4
N° de téléphone : 418 528-7741 ou 1 888 528-7741
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